Dúvidas Frequentes

 

1 - Preenchimento da GIA

1.1 - As operações de vendas realizadas no Estado do Rio de Janeiro, com substituição tributária, deverão ser informadas de que forma na GIA-ICMS ?

R.: Os valores relativos às operações de vendas serão informados na Ficha Operações Próprias e os relativos à retenção do ICMS por substituição tributária serão informados na Ficha Substituição Interna.

 

2 - Geração / Transmissão da GIA 

2.1 - Como fazer para gerar um arquivo de GIA-ICMS ?

R.: Para gerar o arquivo, utilize o Menu Geração do Arquivo do programa gerador e consulte as Instruções de Preenchimento da GIA-ICMS por meio do Programa Gerador nos Manuais de Ajuda ao Contribuinte para obter os procedimentos a serem seguidos.

 

2.2 - Como fazer para transmitir a GIA-ICMS ?

R.: Para transmitir a GIA-ICMS, entre em Transmissão da GIA ICMS e veja os procedimentos a serem seguidos.

 

2.3 - Quando entro na página para transmitir a GIA-ICMS, é acusado um erro. O que está acontecendo ?

R.: As causas podem ser:

Se aparecer PÁGINA NÃO ENCONTRADA , é porque sua conexão com a Internet está lenta ou porque o acesso à página está congestionado;

Se aparecer uma mensagem "time out" , é porque sua conexão com a Internet está lenta;

Se aparecer uma mensagem "Conexão fechada pela outra ponta", é porque sua conexão com a Internet está lenta;

Caso receba um relatório de erros e advertências onde conste algum erro, as declarações relacionadas com o erro não foram aceitas e será necessário uma revisão das declarações para correção dos erros e reenvio das declarações corrigidas.

 

2.4 - As GIA-ICMS de períodos anteriores podem ser entregues nas versões do programa anteriores ao mais recentemente disponibilizado?

R.: Para obter a data limite de utilização das versões e respectivas atualizações entre em Prazo de utilização das versões e respectivas atualizações

 

2.5 - Posso transmitir a GIA-ICMS da minha casa, ou em um outro lugar que não seja a minha firma ou o Posto de Atendimento ?

R.: Claro que você pode, basta que na sua casa ou nesse outro lugar tenha acesso à Internet e uma Impressora.

 

2.6 - Não imprimi o recibo de entrega da GIA-ICMS. Posso transmitir de novo para poder obter o recibo?

R.: Não. A GIA-ICMS só pode ser transmitida uma única vez.

 

2.7 - Como devo proceder para obter a segunda via do recibo ou do espelho da GIA-ICMS?

R.: Enquanto não for disponibilizada opção de reimpressão do recibo de entrega, a segunda via do espelho da GIA-ICMS e/ou do correspondente recibo poderá ser fornecida mediante processo administrativo. Os dados da declaração são sigilosos e a SEFAZ não possui ainda certificação digital para o serviço de reimpressão pelo próprio contribuinte. O requerimento deverá ser apresentado na inspetoria de vinculação do estabelecimento da empresa,  solicitando a emissão de uma 2ª via do recibo ou do espelho. Os documentos necessários são:

- requerimento com redação do próprio responsável (não há modelo padrão), de preferência em papel timbrado da empresa ou do escritório de contabilidade,  com indicação da inscrição estadual do estabelecimento, o CNPJ e dos períodos referentes às segundas vias solicitadas;

- espelho impresso do Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral - CISC, que pode ser obtido pela página da SEFAZ, no endereço http://www.fazenda.rj.gov.br/projetoCISC/ ;

- cópia do contrato/última alteração contratual (para Ltda) ou do estatuto (para S/A);

- cópia do documento de identidade e do CPF do signatário (responsável ou procurador, se houver);

- cópia do instrumento de procuração, se for o caso;

- autorização para pegar o documento, caso quem venha pegá-lo não seja o signatário do requerimento. 

OBS.:

1 - as cópias não precisam ser autenticadas, devendo ser apresentados os originais dos documentos para conferência;

2 - trazer mídia eletrônica que permita a gravação dos documentos solicitados, na hipótese de vários períodos;

3 - esse serviço é gratuito, não havendo nenhuma taxa a pagar.

 

2.8 - Como fazer para corrigir uma GIA-ICMS, que já foi gerada?

R.: Se ela não foi transmitida, é só entrar na Ficha Controle das Declarações e utilizar o botão Alterar. Se a declaração já foi transmitida, deverá ser elaborada e transmitida uma nova GIA-ICMS a qual será considerada Retificadora.

 

2.9 - Posso transmitir, caso seja necessário, mais de uma GIA-ICMS retificadora no mesmo mês?

R.: Sim. Pode ser transmitida mais de uma GIA-ICMS retificadora, desde que seja antes do último dia do terceiro mês subsequente ao mês de apuração, conforme disposto no inciso I do § 1.º do art. 6.º do Anexo IX da Parte II da Resolução SEFAZ nº 720/2014.

 

2.10 - Como devo proceder para solicitar autorização de retificação de GIA-ICMS após o último dia do terceiro mês subsequente ao mês de apuração?

R.: A GIA-ICMS retificadora somente será recepcionada na base de dados da SEFAZ após o mencionado prazo, mediante autorização do Fisco, conforme dispõe inciso II do § 1.º do art. 6.º do Anexo IX da Parte II da Resolução SEFAZ nº 720/2014.

A retificadora em que seja efetuada a redução do ICMS de operações próprias, do ICMS de substituição tributária interna, do total dos Outros ICMS devidos ou o aumento de saldo credor das operações próprias será recusada pelo sistema e o contribuinte deverá procurar a sua repartição fiscal, onde apresentará pedido de autorização, que formará processo administrativo.

Também será necessária a prévia autorização pelo AFRE, independentemente do aumento ou redução de valores, quando se tratar de retificação de períodos de referência que apresentem os seguintes erros: 

  • “Inscrição Estadual baixada na data da entrega da declaração”.

Comentário: Esta opção deverá ser utilizada apenas para permitir a informação de débitos levantados por sistema após o encerramento da ação fiscal associada à baixa e relativa a períodos anteriores à data de encerramento;

  •  “Existe débito inscrito em Dívida Ativa para o período na data da entrega da declaração”.

Comentário: Neste caso a autorização fica condicionada à expressa determinação de retificação pela Procuradoria da Dívida Ativa em processo administrativo.

Nos casos em que a retificadora não se enquadre nas situações citadas anteriormente, o contribuinte não precisará solicitar autorização, pois esta se dará automaticamente pelo Sistema DEF, sendo recepcionada a declaração no banco de dados da SEFAZ.

Para formalização do processo de autorização será necessário apresentar os seguintes documentos:

- requerimento solicitando autorização para retificar GIA-ICMS (indicar o(s) período(s) e justificar os motivos), com redação própria do responsável (não há modelo padrão), de preferência elaborado em papel timbrado da empresa ou do escritório de contabilidade;

- cópia do contrato social e/ou da última alteração contratual (Ltda) ou do estatuto (S/A);

- impresso do Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral – CISC, obtido na página da SEFAZ;

- cópia da identidade e do CPF do signatário do requerimento (responsável ou procurador, se houver);

- procuração (se for o caso);

- mídia eletrônica (CD) dos arquivos das declarações retificadoras (já validados e gerados com extensão “.gia”);

- impressos dos espelhos das GIA-ICMS retificadoras, emitidos pelo programa gerador da GIA-ICMS, referente ao tipo "Dados" completo. No caso de uso de programa gerador desenvolvido pelo próprio contribuinte, imprimir informações equivalentes;

- impressos dos resumos das GIA-ICMS retificadoras, emitidos pelo programa gerador da GIA-ICMS, referente ao tipo “Resumos” completo, informando os valores do “ICMS das Operações Próprias” ou do “Saldo Credor das Operações Próprias”, do “ICMS da Substituição Tributária Interna” e do “Total de Outros ICMS devidos”. No caso de uso de programa gerador desenvolvido pelo próprio contribuinte, imprimir informações equivalentes;

- impressos das respostas às validações dos arquivos, que contenham apenas algum(ns) dos seguintes erros:

  • Entrega da declaração não permitida. GIA-ICMS retificadora com data de entrega após o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês de referência (dd/mm/aaaa). Comparecer à Repartição Fiscal para autorizar retificação.”

 

  • “Inscrição Estadual baixada na data da entrega da declaração.”

 

  • “Existe débito inscrito em Dívida Ativa para o período na data da entrega da declaração.”

Obs:

1 - As cópias não precisam ser autenticadas, devendo ser apresentados os originais dos documentos para conferência;

2 - A repartição fiscal (Inspetoria) de vinculação do estabelecimento da empresa pode ser identificada no CISC acima mencionado. Os telefones e o endereço da repartição fiscal podem ser obtidos no endereço eletrônico:

http://www.fazenda.rj.gov.br/sefaz/faces/menu_structure/instituicao/navigation9/folder874/menu_instituicao_reparticoesFazendarias/ReparticaoesFazendarias-Enderecos?_adf.ctrl-state=t37vpzc2b_452&_afrLoop=3450339902499000

3 - A critério da repartição fiscal, poderão ser exigidos outros documentos.

 

2.11 - E se eu quiser retificar GIA-ICMS cujo débito já esteja inscrito em dívida ativa?

R.: O contribuinte deverá dirigir-se à Procuradoria da Dívida Ativa - PG-5 para solicitar informações acerca dos procedimentos a serem adotados.

 

3 - Instalação/Atualização da nova versão

3.1 - Como faço para instalar/atualizar a nova versão?

R.:O contribuinte deve observar na página Prazo de utilização das versões e respectivas atualizações se existe necessidade de atualização. Caso seja necessário, para obter o módulo de atualização entre na página da SEFAZ (www.fazenda.rj.gov.br), escolha a opção Declarações Eletrônicas, GIA-ICMS, e depois Atualização do Programa Gerador . As instruções de atualização estão na opção Manuais de Ajuda ao Contribuinte (Atualização do Programa Gerador GIA-ICMS).

 

3.2 - Como fazer para copiar o programa da GIA-ICMS?

R.: Para obter o módulo de instalação entre na página da SEFAZ (www.fazenda.rj.gov.br), escolha a opção Serviços Eletrônicos, GIA-ICMS, e depois Instalação do Programa Gerador. As instruções de instalação estão na opção Manuais de Ajuda ao Contribuinte (Instalação do Programa Gerador GIA-ICMS).

 

3.3 - A nova versão/atualização copia os dados de declarações gravadas em versões anteriores?

R.: Sim, porém permite somente a restauração de backup obtido das versões 0.3.2.4 em diante. A restauração do backup não poderá ser feita em computador no qual já haja declarações validadas e geradas, sob pena de a restauração apagar as referidas declarações, substituindo-as.

 

 3.4 - Quais foram as principais alterações entre as diversas versões do programa gerador da GIA-ICMS?

R.:  Veja o item 8 das Instruções de Preenchimento da GIA-ICMS por meio do Programa Gerador disponível na página da SEFAZ (www.fazenda.rj.gov.br) e selecione nesta ordem: Declarações Eletrônicas; GIA-ICMS; Programa Gerador (Downloads e Instruções); Manuais de Ajuda ao Contribuinte (Instruções de Preenchimento da GIA-ICMS por meio do Programa Gerador).

 

4 - Outras

4.1 - Qual é o prazo que eu tenho para transmitir a GIA-ICMS?

R.: Entre na página Prazo de Entrega da GIA-ICMS e veja qual é o seu prazo.

 

4.2 - Como fazer uma cópia de segurança dos dados da GIA-ICMS (Backup)?

R.: Para fazer um Backup, entre no Menu Ferramentas, vá até a opção Cópia de segurança (Gerar) veja os procedimentos a serem seguidos.

 

4.3 - Como fazer para restaurar a cópia de segurança dos dados da GIA-ICMS (Restore)?

R.: Para fazer um Restore, entre no Menu Ferramentas, vá até a opção Cópia de segurança (Restaurar) e veja os procedimentos a serem seguidos.

 

4.4 - O programa da GIA-ICMS funciona em ambiente Multi-Usuário (mais de uma pessoa executando o programa)?

R.: O programa não funciona em ambiente Multi-Usuário.